Как работать на кассе. Операции с ккм Как снять X-отчет в ККМ

Кассир пробивает товар на кассе и принимает оплату. В конце смены он должен сдать деньги в сейф. Но сколько?

Для правильности ведения учета денежных средств существует понятие – кассовая дисциплина.

Существует два способа контролировать кассира:

Первый способ очень прост, но есть серьёзное ограничение - магазин не работает ночью. Т.е. открытие и закрытие магазина, а так же рабочий день кассира приходятся на одни сутки. При этом в магазине не обязательно использование кассового аппарата.

В этом случае мы скачиваем чеки с касс и сравниваем сумму чеков за день и сверяем её с выручкой. Для этого выделяем в журнале расходов накладные за соответствующий день, у которых получатель «Частное лицо», и с помощью комбинации клавиш Alt+F6 смотрим сумму проданного через кассу товара.

Этот способ не будет работать, если магазин круглосуточный, а кассиры сменяют друг друга, скажем, в 8 утра. К счастью, бухгалтеры придумали много лет назад второй способ. В двух словах его можно описать как «метод кассовых смен». Если у вас в магазине установлен фискальный регистратор или кассовый аппарат – то этот метод вы должны использовать по закону. К счастью, он достаточно прост, хорошо продуман, и не вызовет у вас затруднений. Меркурий-POS позволяет использовать этот метод, даже если у вас нет не только фискального регистратора, но и принтера чеков. В этом случае необходимые отчеты не печатаются, а выводятся на экран. Ниже представлен алгоритм работы этого метода.

1. Открытие смены.
2. Работа на кассе.
3. Снятие промежуточного X-отчета.

4. Закрытие смены.

   1. Снятие X-отчета.
   2. Выплата из кассы.
   3. Снятие Z-отчета (суточный отчет с гашением).

Рассмотрим, как реализованы эти пункты в кассовой программе Меркурий-POS. Все описанные функции доступны Заведующему магазином в меню «Отчеты». При наличии фискального регистратора или принтера чеков, отчеты будут напечатаны (отчеты, снятые с фискального регистратора необходимо хранить, и на их основе заполнять журнал Кассира-операциониста). В случае отсутствия чековых принтеров на кассе, отчеты будут просто выводиться на экран.

Так же, Меркурий-POS запоминает все снятые Z- отчеты и передает данные в Меркурий-ERP.

Открытие смены на кассе. В Меркурии происходит автоматически, при пробитии первого чека в смене. Перед тем, как новому кассиру начать работу и сделать свою первую продажу, стоит убедиться, что наличные деньги в кассе совпадают с показаниями Меркурия. Для этого стоит снять X-отчет и пересчитать деньги в кассе.

Внесение в кассу первоначального остатка денег (размена). Эту операцию стоит проводить, если предыдущая смена не оставила кассиру размена, или в паре с операцией Выплата из кассы, если после снятия X-отчетасуммы по каким то причинам не совпадают.

Снятие промежуточного X-отчета (Отчет без гашения). Обычно эту операцию проводят, когда хотят проверить кассу. Например, в случае возникновения конфликта с покупателем по поводу номинала купюры.

Закрытие смены состоит из трех этапов. Для начала кассир снимает X-отчет и пересчитывает кассу. После этого, при необходимости, оставляют в кассе небольшую сумму, а остальную вынимают, проводя операцию «Выплата из кассы». И последним пунктом снимается Z-отчет (Отчет с гашением ). Снятие этого отчета обнуляет регистры продаж и возвратов за смену, а так же увеличивает на единицу счетчик смен (Номер текущей смены отображается в правом верхнем углу экрана). После этого касса закрыта и готова принимать следующего кассира.

После скачки чеков, Меркурий-ERP создаёт столько расходных накладных, сколько было снято Z-отчетов. А при скачивании Z-отчетов с касс, автоматически создается документ поступления денег на казначейский счет магазина. Так что всегда будет легко сопоставить сданные кассиром деньги и сумму списанного с остатков товара.

Советы Эксперта - Консультанта по финансовым вопросам

Фото по теме

Каждый, кто работает с кассой, должен уметь снимать Х–отчет. Подобный документ – это вид отчета без погашения. Его снятие необходимо для осуществления контроля кассира, т.к. в нем указываются число операций по кассе и наличная сумма в кассе в течение дня. Также Х-отчет нужен при налоговых проверках, при сдаче денежных средств из кассы инкассаторам. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов.

Что необходимо иметь - контрольно-кассовая машина.

Краткое пошаговое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.

Шаг - 1
Приступая к снятию Х-отчета, помните о том, что процесс его запроса на разных контрольно-кассовых машинах разный. Не перепутайте Х-отчет с Z-отчетом. Z-отчет можно снимать только два раза в день. Когда начинается рабочая смена, и когда она заканчивается. X-отчет можно снимать, сколько угодно и когда угодно. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 2
Снимите Х-отчет на контрольно-кассовой машине «АМС 100F». Для этого нажмите на клавишу «К3». Затем последовательно нажмите на клавиши «1Д» и «ВВ». После того, как вы введете данную комбинацию, начнется печать Х-отчета. Дождитесь окончания печати. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 3
Снимите Х-отчет на контрольно-кассовом аппарате «Астра 100F». Для этого выполните следующие действия:
1) На клавиатуре наберите «2», затем «29». Можно также воспользоваться комбинацией «2» и «30» или «2», если нет пароля. Убедитесь в том, что на индикаторе контрольно-кассовой машины «Астра 100F» появилось значение «О 1-9» .
2) Далее на клавиатуре нажмите клавишу с цифрой «1» .
3) Ждите, пока произойдет печать Х-отчета. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 4
Снимите Х-отчет на контрольно-кассовом аппарате «Меркурий 115F/K». Выполните действия в последовательности, описанной далее:
1) Нажмите на клавиатуре «РЕ». Убедитесь в том, что на индикаторе контрольно-кассовой машины «Меркурий 115F/K» отобразилось значение «А» .
2) Далее нажмите на клавиатуре «ИТ», на индикаторе контрольно-кассовой машины «Меркурий 115F/K» появиться «ПРОГ» .
3) Затем нажмите на клавиатуре «ПИ», на индикаторе контрольно-кассовой машины «Меркурий 115F/K» появиться «СО» .
4) После нажмите на клавиатуре «ИТ», на индикаторе контрольно-кассовой машины «Меркурий 115F/K» появиться «ПРОГ» .
5) И в конце нажмите три раза на клавиатуре «П», на индикаторе контрольно-кассовой машины «Меркурий 115F/K» появиться «Г» .
6) Подождите окончания процесса печати Х-отчета.
Надеемся ответ на вопрос - Как снять х-отчет - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -

Операции с ККМ –это основной набор функций для работы с фискальным регистратором. Вызываются операции с рабочего стола по кнопке

Принципы работы

Под операциями с ККМ мы понимаем следующие операции:

1. Снятие Z-отчета. Z-отчет (отчет с гашением) – это итоговый отчет по текущему кассовому дню. Снятием Z-отчета завершается текущий кассовый день, и начинаете новый.

2. Пробитие нулевого чека для проверки работоспособности ККМ.

3. Проверка времени на ККМ и в системе и при необходимости синхронизация времени.

4. Снятие Х-отчета. Х-отчет (отчет без гашения) – это аналог Z-отчета (отчета с гашением), который отличается от него только тем, что не закрывает кассовый день. Используется обычно в течение смены, чтобы узнать промежуточные итоги по кассовому дню, и изъять выручку.

5. Внесение в кассу наличных денежных средств. Например, разменных денег.

6. Изъятие из кассы наличных денежных средств. Например, выручки.

Любую из операций с ККМ можно выполнить как из задачи "Официант ", так и из задачи "Администратор зала ".

Диалог операций с ККМ

Закладка основные команды с кассой "Основные " - это набор наиболее часто используемых операций. Мы предполагаем, что кассир или бармен, который пользуется кассой и выполняет роль кассира ознакомился с руководством пользования кассовым аппаратом, прошёл соответствующее обучение, и мы не вдаемся в подробности, что такое, например, Z-отчет и каков порядок, и регламент его снятия. Сервисный инженер по кассам и представители налоговой службы могут дать исчерпывающую информацию.

Основными командами можно пользоваться в течение дня между сменами.

Печать нулевого чека

"Напечатать нулевой чек " - пробить пустой чек, при этом откроется денежный ящик.

Снятие X-отчета

"Снять X-отчет " - снять отчет с гашением.

Снятие Z-отчета

"Снять Z-отчет " - снять отчет с гашением.

Сверка по чекам

Отчет "Сверка по чекам " описан ниже в разделе "Отчеты"

Внесение денег в кассу

"Внести деньги " - внести разменные деньги в кассу.

Изъять деньги

"Изъять деньги " - изъять деньги из кассы.

Служебные

Закладка "Служебные " содержит две команды служебного характера.

Список активных ККМ

Поскольку касс в системе может быть несколько, то в списке выбираем нужный аппарат и выполняем команду для выбранного устройства.

"Установить время " - синхронизация времени компьютера и фискального регистратора. При пробитии нулевого чека тоже происходит проверка на время, но этой командой можно синхронизировать принудительно.

"Закрыть чек " - решение аварийных ситуаций, закрытие чека. В результате обрыва связи, сбоя электричества или еще по каким-то причинам в памяти фискального регистратора может остаться последний не закрытый чек. Эта команда принудительно закрывает чек и возвращает фискальный регистратор к нормальной работе. В состоянии открытого чека никакие операции с регистратором не могут быть осуществлены. Если даже закрытие чека не привело к положительным результатам, то стоит обратиться к сервис-инженеру по кассам.

Ошибки ККМ

В этом разделе мы приводим описания ошибок ККМ с методами их устранения.

Сообщение об ошибке/описание ситуации	Диагноз	Ваши действия
"Драйвер ККМ не установлен!"	В системе не установлен драйвер ККМ	Необходимо вызвать сервис инженера по ККМ
Вместо кассового чека на ККМ печатается заказ	В системе неправильно настроена ККМ	Вызвать специалиста по настройке СБиС++
"Команда не поддерживается в данном режиме" "Ошибка при попытке регистрации продажи"	1. Не снят Z-отчет 2. При предыдущей операции не выполнилось закрытие чека.	1. Снимите Z-отчет, вероятно смена уже более 24 часа открыта 2. Закройте чек.
"Внимание!!! Вставьте новую чековую ленту!" "Внимание!!! Вставьте новую контрольную ленту!"	В ККМ закончилась чековая или контрольная лента. На ККМ горит красный индикатор	1. Вставьте новую ленту. 2. Если лента вставлена правильно, красный индикатор перестанет мигать. 3. Нажмите < Enter> или щелкните "мышкой" или пальцем, если сенсорный экран на кнопке < OK>
"Величина скидки превышает 100%!"	Примененная в заказе скидка превышает 100%. Фискальный регистратор не может выполнить такую операцию	Удалите все скидки в заказе и "примените" их снова. Если такая скидка появляется при считывании дисконтной карты клиента, сообщите вашему администратору.
При попытке пробить чек ничего не происходит	1. Вы пытаетесь пробить нулевую сумму. 2. ККМ выключен. 3. ККМ не настроен	1. Проверьте. Сумма пробиваемых наименований отлична от нуля. 2. Включите ккм и повторите операцию. 3. Вызвать или сервис инженера по ККМ или сопровождающего СБиС++.
При попытке пробить чек или счет сообщение "Нет связи с ККМ"	1. Вероятно, ККМ выключен 2. ККМ включен, но отсоединен интерфейсный кабель 3. Сбой ККМ	1. Включите ККМ, повторите операцию 2. Проверить подключение интерфейсного кабеля ККМ 3. Вызвать инженера по ККМ
На чеке печатается неправильное время пробития	На ККМ неправильное время (сбой, перевод времени)	Дождитесь окончания кассового дня и снятия Z-отчета, убедитесь, что системное время (на компьютере) правильное и пробейте нулевой чек (система автоматически синхронизирует время)
"Временной ресурс ЭКЛЗ исчерпан"	Закончился срок использования ЭКЛЗ	Обратитесь к сервисному инженеру по ККМ, чтобы заменили ЭКЛЗ. Отслеживайте заблаговременно срок завершения действия ЭКЛЗ.

Работа с кассовым аппаратом требует определенных навыков. Кассир должен знать все тонкости работы с ККМ, уметь заполнять журнал кассира-операциониста, снимать Z и X-отчеты и конечно иметь опыт закрытия кассы.

Как работать с кассовым аппаратом

Предварительную подготовку ККМ к работе проводит специалист вашего центра технического обслуживания (ЦТО). При вводе ККМ в эксплуатацию присутствуют кассиры – материально ответственные лица. Представитель ЦТО проверяет исправность кассы, опробует ее в работе и вводит данные для обязательных реквизитов чека.

Работу с ККМ можно доверить только сотрудникам, которые прошли специальное обучение (например, в ЦТО или просто в процессе введение в должность). С кассирами нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Если вы директор или индивидуальный предприниматель, вам можно и лично работать на кассе.

Обязанности директора и кассира при работе с ККМ

До начала работы с ККМ ключ от кассы хранится у вас. Перед началом работы вы, ваш заместитель, дежурный администратор или главный (старший) кассир (в зависимости от размера вашего бизнеса) выдаете кассирам под расписку:

• ключи от кассы и денежного ящика;
• купюры и монеты для размена;
• необходимые принадлежности для работы и обслуживания кассы (чековые ленты, красящую ленту, такие инструменты как щетки для чистки и пинцеты для вытаскивания застрявшей ленты).

Кроме того, перед тем как работать на кассе вы или ваше доверенное лицо обязаны вместе с кассиром:

• сверить показания секционных и контрольных счетчиков с данными книги кассира-операциониста за предыдущий рабочий день;
• занести эти данные в книгу за текущий день и заверить своими подписями;
• оформить начало контрольной ленты – указать на ней тип и номер ККМ, дату и время начала работы, показания счетчиков;
• закрыть замок показания денежных счетчиков;
• убедиться в исправности кассового аппарата и готовности к работе.

После этого вы выдаете кассиру ключи – он может начинать работу.

Как снять X-отчет в ККМ

X-отчет показывает, какие операции и на какие суммы проведены, и позволяет контролировать выручку. Первый Х-отчет кассир снимает в начале дня, после того как подключит кассовый аппарат к электричеству, убедится, что нумератор показывает ноли, заправит чековую и контрольную ленту, проверит дату и при необходимости подправит ее вручную. Х-отчет в начале дня будет совпадать с данными из журнала кассира-операциониста (форма КМ-4) за предыдущий день.

Можно снимать не только полный X-отчет, но и отдельно по каждому отделу или товару, а также по кассирам. Запрашивать такой отчет можно любое количество раз в течение дня – например, в конце каждой смены. В отличие от Z-отчета, Х-отчет не обнуляет выручку.

При выводе Х-отчета проводится сверка его данных с реальной суммой выручки в денежном ящике кассы. Последний X-отчет снимается в конце дня при окончательной сверке выручки (при инкассации).

Онлайн касса 54-ФЗ Бизнес.Ру за 1 день! Получить удобное приложение можно в один клик. Это и поддержка продавца-кассира и удобная складская программа и онлайн-касса с фискальным накопителем.

Как работать на кассовом аппарате

В начале работы с кассовым аппаратом кассир пробивает несколько нулевых чеков, чтобы проверить исправность ККМ. Убедитесь, что ваши кассиры высчитывают и озвучивают покупателям общую сумму покупки, уточняют способ оплаты (наличными или картой), а если вдруг касса не принимает карточки – предупреждают об этом клиентов. Также следите, чтобы кассиры выдавали покупателям чеки, если не хотите штрафов.

Когда нужен акт по форме № КМ-3

Акт о возврате денежных сумм покупателям по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре в конце дня при сдаче выручки. Его подписывает кассир, а утверждаете вы. Акт КМ-3 понадобится, только если:

• клиент отказался от покупки и оформил возврат;
• кассир ошибся.

Во втором случае кассир своевременно должен выбить правильный чек и отдать его клиенту. Чек с ошибкой погашается и подшивается к акту (поскольку чеки быстро выцветают, лучше сразу их скопировать).

Форма КМ-3 включает в себя информацию о кассовом аппарате, о кассире, о вашей программе учета. Также в акт вписывают номер и сумму каждого чека.

Закрытие кассы. Как снять Z-отчет в ККМ

В конце дня нужно сверить выручку в кассе с показаниями ККМ. Сделать это можно с помощью X-отчета. Затем составляется Z-отчет кассира, который содержит:

• данные контрольных регистров на начало и конец дня;
• сумму выручки;
• сведения об общей сумме возвращенных клиентам денег и чеков, аннулированных чеков;
• информацию о скидках.

Кассир не сдаст выручку, пока не снят Z-отчет. Конец контрольной ленты (распечатки) Z-отчета подписывается, в нем указывается тип и номер ККМ, показания контрольных счетчиков, сумма, выручки, дата и время окончания работы. На основании этого отчета заполняются другие формы отчетности – например, журнал кассира-операциониста.

Кассиры сдают деньги и кассовый отчет по форме КМ-6 старшему (главному) кассиру. Если у вас одна-две ККМ, выручка сдается непосредственно инкассатору. Затем кассиру нужно заполнить журнал, проверить состояние кассового аппарата и подготовить его к завтрашнему дню, отключить кассу от сети, накрыть чехлом и сдать вам ключи под расписку.

Как заполнять журнал кассира-операциониста

Правила ведения журнала кассира-операциониста схожи с правилами заполнения книги кассира-операциониста, применявшейся раньше. Журнал заводится на каждую кассу отдельно либо один общий на все ККМ.

В общем случае этот регистр ведется по форме № КМ-4, но допускается заполнение журнала кассира-операциониста по сокращенной форме № КМ-5, если касса установлена на прилавке магазина. Официанты в точках общепита также пользуются формой КМ-5.

Записи в журнал кассира-операциониста заносятся чернилами или шариковой ручкой, без помарок, исправления заверяются подписями кассира и руководства (то есть вашим автографом).

Если ведется один журнал на все кассы, записи вносят в порядке нумерации касс. Естественно, вся информация вводится в хронологическом порядке.

Журнал вместе с другими важными документами, например, паспортом кассового аппарата, должен храниться у вас.

Журнал заполняется ежедневно после снятия Z-отчета по кассе. В него вносятся данные выручке, о возвращенных клиентами чеках, о количестве нулевых чеков за день или за смену. В журнале отражается также информация о недостачах или излишках, если результаты сумм на контрольной ленте расходятся с выручкой.